カテゴリー: 内部監査員養成講習

ISO9001を認証取得している企業では必ず実施している仕入先評価。

先日、新潟県で実施した内部監査員研修のときに、この「仕入先評価」に関する質問をもらったので、そのことを交えてお話します。

企業によって、購買先評価や供給者評価、外注先評価など、いろいろな呼び方をされている仕入先評価。

ISO9001の要求事項8.4項に「購入先を評価しなさい」という要求があるので、ISO9001取得企業は、何らかの方法で必ず仕入先を評価しています。

「ISOが要求しているから、仕方なく評価をしている」という企業も多いですね。

先日も新潟県の会社に訪問したときも「ISOの認証を維持するために評価をしないといけない」という話がありました。

その時のことを交えて、今回は、ISOコンサルタントが実践する仕入先評価の方法、考えについて語ります。ご参考にしてください。

先日、新潟県の企業からISO9001の内部監査員研修のご依頼をいただき、研修を実施してきました。

こちら新潟県の企業は、ISO9001を約20年前に取得されている機械メーカーでした。（仮名：新潟Ｍ社とします）

当社・ISO支援ネットの内部監査員研修は、講師が企業に出張訪問して研修を実施する講師派遣スタイルです。

定員は15名で、新潟Ｍ社も約10人の従業員が各部門から選抜されて受講されました。

内部監査員研修のプログラムの前半はISO9001規格の解説、後半は内部監査の実施方法を学び、ISO初心者の方でも内部監査ができるように講義と演習を実施します。

研修の前半、ISO9001規格の解説で、8.4項の供給者評価の話になったとき、

新潟Ｍ社の社員の方から質問をいただきました。

［新潟Ｍ社の質問］
当社は仕入などの外部発注がある各部門がそれぞれ発注先を評価しています。
私は開発担当で、設計の外部委託があるので、設計会社を評価していますが、ISOの評価方法が実態と合わなくて困っています。
他の会社はどうされていますか？

講師の回答：
「困っている」「実態と合っていない」のであれば、その仕入先評価は、評価方法を変えた方が良いでしょう。
一括管理で評価している会社もありますが、各部門で発注先・仕入先を評価しているのでしたら、開発部門に合った評価を実施するのが一番かと思います。

新潟Ｍ社：
でも、ISOで決まっている評価方法なので、ISOを維持していくには、この評価をしないといけないのではないですか？

講師：
ISOで決まっている評価方法というのはありません。
ISO9001規格が要求しているのは「評価して記録を残す」ということで、評価の方法は企業の自由です。
今の新潟Ｍ社さんの仕入先評価のやり方は、認証取得当時にコンサルタントが教えてくれた方法かもしれませんが、それは新潟Ｍ社さんが決めたルールで、ISOが定めたルールではありません。

なので、今のやり方が合っていなければ、評価の方法はいつでも変えていただいて結構です。

各部門で仕入先評価をしているのでしたら、全社統一の評価方法ではなく、部門ごとに評価方法や評価基準を設けても良いと思います。

ISOでは、仕入先評価の方法や基準はルール化しなければなりませんが、方法や基準のルールはいくつ用意しても結構です。

開発部門での仕入先評価のルールや、設計委託先を評価するときのルールなど、部門や相手先でルールを変えるなど、方法は自由です。

以上のようなやり取りが研修の中でありました。

少し宣伝ですが、
内部監査員研修で、自分の会社の活動に関して質問できるのは、講師派遣型の良いところです。
集合型研修では、いろんな企業の受講者がいる中、踏み込んだ質問はしにくいですし、講師も多くの受講者がいる中で、1社だけに向けた回答もしにくいものです。

よろしければ→　ISO支援ネットの内部監査員研修（全国対応）

こちらの新潟の会社のように、ISOで決まっていることだから「仕入先評価をしなくてはいけない」と思っている方は案外多いと思います。

確かに評価はしなければなりませんが、評価方法や評価の記録様式など、いずれも企業の自由です。

一社一枚の評価記録でも、全社一覧になった評価記録でも、記録は何でもOKです。

例えば、仕入先が発行した見積書に承認サインをする、これも評価記録になります。（どんな風に評価するか、ルールが必要ですが）

ISO9001規格の要求では、仕入先の「再評価」をしなければならない、ということにもなっているので、

毎年、一社一枚の再評価記録を全社分、作成発行している会社もあります。

ISOが要求する再評価のために、その手間暇をかけることに意味や、価値があればそれでも良いですが、出来る限り手間暇はかけない方法がお奨めです。

仕入先評価や再評価は、ISOの認証マークのためにするものではありません。

自社のために実施するものです。

自社が必要な程度、実施すれば良いのです。

ちなみに当社・ISO支援ネットの仕入先評価に関する考えですが、
当社は、ISO9001をまだ取得していない企業であっても、どんな企業でも「仕入先・発注先のことを必ず評価している」との考えでISOコンサルティングを行います。

逆に、仕入先・発注先を評価しないで、取引を始める会社なんてあるのでしょうか。

どんな企業でも、必ず何らかの方法で相手先に対し「取引しても大丈夫か」と評価をしているはずです。

余談ですが、

今どき飲食店を探すときは、ネットを通じて「どんなレストランか」必ず評価（確認）してから予約をされているはずです。

「このお店、初めてだけど大丈夫かな？メニューとか、料金とか、雰囲気とか？」

この確認が正に評価で、会社の取引もこれと同じです。

なので評価しないで取引がはじまるなんて事はないはずです。

ただ、その評価方法がルールとしてまで確立していなかったり、認識していなかったり、評価記録としては残していなかったり、するだけかと思います。

なので、認証取得のコンサルティングでは、どんな風に取引が開始されるのかをヒアリングして、その方法をルールとして品質マニュアルに落とし込みます。

今までコンサルティングをした中で、「ここの会社は仕入先を全く評価せずに取引しているな」という会社はありませんでした。

新潟Ｍ社の話で言うと、
設計を外部委託する外注先は、必ず自社が要求する設計水準を上回る、もしくは、満たしてくれる会社だと思っているから、発注しているはずです。

「そう思った」という根拠やプロセスが、評価している事実であり、それを評価ルールにすれば実態に合った評価方法ができるはずです。

ISO支援ネットの内部監査員研修では、こちらの新潟Ｍ社のように、実践的なご質問は大歓迎です。
講師は、現役のISOコンサルタントまあはISO審査員が出張訪問いたします。

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ISO9001の認証取得コンサルティングをさせていただいた介護施設から、この度、内部監査員研修のご依頼をいただき、研修を実施してきました。

こちらは大阪にある介護施設で、特別養護老人ホーム、デイサービス、訪問介護など、高齢者向けの総合福祉施設として地域の方々に密着した介護サービスを提供されている。

こちらの施設では数年前に、ISO9001の認証取得を目指すことになり、そのとき、当社にコンサルティングのご依頼があり支援をさせていただいた。

ISO9001といえば、ひと昔前まではモノづくりをしている製造業が取得する国際規格というイメージがありましたが、最近では、介護事業者をはじめサービス業の取得も増えています。

当社でも、介護施設のISO9001とISO14001の認証取得のコンサルティングは、10年ぐらい前から実施するようになりました。

ISO9001の国際規格は2000年の規格改定にて「品質保証規格」という内容から「品質マネジメントシステム」という組織のマネジメント規格に大改訂が行われ、どんな業種でも、どんな規模の組織でも取得し、活用できる国際規格に生まれ変わりました。

どんな業種でも取得できると言っても、規格書を読むと「設計開発」なんていう言葉が散見され、本当に、あらゆる業種に取得してもらおうという気持ちがあるのか、特に取得を目指す介護施設やサービス業の方々にとっては、規格の表現には困惑するところが多くあると思います。

しかし、そこは、コンサルタントの出番で、「設計開発」という言葉が出てきても、これは「サービス計画書」や「ケアプラン」のことですよ。

と、規格内容を介護施設やその業種向けの言葉に訳したり、補足をすることで、問題なく規格をご理解いただき、取得を円滑に進めるのが、コンサルタントの腕のふるい所かと認識しています。

私も約10年前に介護施設でISO9001認証取得のコンサルティングをするご縁があり、それ以来、介護施設でコンサルティングやISO研修をさせていただくことが増えていますが、最初は、介護施設の方々に規格要求の説明をするのに苦労したのを覚えています。

その後、介護施設でのコンサルティングを重ねてきたことで、今では介護施設がISO9001を取得するために、何をすれば良いのか、その他の業種と変わりなく同様の支援ができています。

当社では、品質マニュアルという主文書を代理作成していますが、こちらのマニュアルの代理作成も当初ほど苦労することはありません。

「ISO9001は大変だ」というイメージを持たれている人も多いですが、ISOは仕事を増やしたり、文書を増やしたり、仕事の負担を重くするものではありません。

このあたりは、誤解されている方も多いのですが、

ISO9001の真の目的は、仕事を楽にするためのものです。

人は、仕事をしている以上、多かれ少なかれ間違いやミスが発生します。

「介護施設ではミスは許されない」

そんな場面もあると思いますが、介護施設で働く人も「私はミスをしたことがない」という人はいないでしょう。

ミスや間違いは、誰しもしたくてしている訳ではありません。

また、ミスや間違いが発生すると、その処理やフォローに手間も時間もとられて、結果、ミスや間違いの発生は仕事の負担になっています。

ISO9001は、ミスや間違いを少なくするための「仕組み」です。

「その仕組みが大変なんでしょ」と思われる方も多いと思います。

「その通りです」

実際に、大変なルールを作ったり、検査やチェックを二重、三重と沢山して、「大変だ」と言っている会社や組織が多くいらっしゃいます。

ISO9001はそんなことを要求していません。

規格が意図しているのは、「楽で簡単に間違わないような仕組みを作っていきましょう」ということです。

そして、目指すべきは、ISO9001を取得する以前より「仕事を楽に簡単にできるようになりましょう」ということです。

ISO9001を取得して、

仕事の質や量がよくなっている組織も沢山あります。

逆に、

ISOを取得して仕事に支障がでている、ISOが仕事の負担になっている組織もあります。

是非、間違わない、誤解のないISO9001取得を目指していただきたいものです。

今回は、大阪の介護施設からISO9001の内部監査員研修のご依頼を受けたことで、コンサルティングの話から、規格の意図について書きました。

当社、ISO支援ネットは、大阪以外でも全国の介護施設を対象にISO9001、ISO14001取得のコンサルティングを提供しています。

お見積りは、メールまたはFAX依頼書にて承っております。

事前のご相談もお気軽にお問合せください。メールまたはお電話をお待ちしております。

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